香港企業必睇：影印機租約期滿終極 Checklist

對好多香港中小企嚟講，租影印機通常都係「簽完就算」嘅事。簽咗 3 年或者 5 年約，部機送到嚟就一直喺角落頭默默運作。不過，當租約期滿嘅日子越嚟越近，如果你唔理佢，分分鐘會搞到要洗多好多冤枉錢。如果唔及時處理，份約通常會自動續約，搞到你要用貴價繼續捱舊機。

喺你部多功能打印機 (MFP) 份約完結之前，其實係一個大好機會去重新評估辦公室嘅需要、升級設備兼且慳錢。以下為你準備咗一份超齊全嘅租約期滿 Checklist，幫你順利過渡。

1. 睇清楚現有合約（90日黃金法則）

最重要嘅一步，就係 Check 清楚確實嘅租約完結日期同埋 意向書 (LOI) 嘅通知期。香港大部份租機公司都會要求你喺合約期滿前 30、60 甚至 90 日，提交書面通知，講明你想退機定係換機。

• 小心自動續約： 如果過咗通知期，你份約好可能會根據原有條款自動續期 12 個月。
• 留意期滿收費： 睇吓有冇隱藏嘅退機費，或者印多咗（爆 Quota）嘅罰款。

2. 評估打印量同成本

自從你上次簽約之後，公司嘅運作模式可能已經變咗。轉咗 Hybrid 混合辦公或者數碼化之後，你哋印嘅嘢可能少咗好多。相反，你哋亦都有可能每個月都印爆 Quota，俾緊好貴嘅超額附加費。

3. 評估辦公室空間同實際需要

香港寸金尺土，租金貴到飛起。嗰部霸佔住寶貴空間嘅巨型 A3 座地影印機，可能已經唔再適合你哋。不妨問吓自己：

• 真係需要印 A3 嗎？ 如果公司 95% 嘅文件都係 A4，大可以轉用效能高又慳位嘅枱面機，例如 Brother、HP、Kyocera 或者 Pantum 呢啲牌子。
• 需要高級釘裝功能嗎？ 如果你哋經常要整小冊子或者釘裝厚厚嘅 Report，咁升級做一部耐用嘅 FujiFilm、Canon、Ricoh 或者 Konica Minolta A3 機就最啱喇。
• 天氣太潮濕點算？ 香港天氣潮濕好容易搞到塞紙。Sharp、Toshiba 同 Xerox 嘅新機通常有更好嘅內部加熱設計，可以保持紙張乾爽。

4. 確保數據安全（清洗硬碟資料）

依家嘅影印機其實就等同一部電腦。你過去幾年 Scan 過、印過嘅每一份文件——包括敏感嘅財務紀錄、HR 文件同埋客源資料——都可能儲存咗喺部機嘅內置硬碟入面。喺租機公司收走部機之前，你一定要確保啲 Data 已經徹底刪除，或者直接物理銷毀個硬碟。千祈唔好俾公司嘅機密資料流出街。

5. 安排退機物流

喺香港要搬走一部過百公斤重嘅影印機，係需要好好安排嘅。睇清楚份約，睇吓退機運費由邊個負責。如果要你俾，預計搵專業搬運公司要洗大約 HKD $1,000 到 $3,000 不等。你仲要考慮大廈嘅物流安排：

• 搭𨋢問題： 部機入唔入到客𨋢？定係要提早 Book 定載貨電梯（貨𨋢）？
• 行樓梯： 辦公室入面或者落貨區有冇樓梯級？搬運工人行樓梯係要額外收附加費嘅。
• 電源要求： 準備迎接 新 機嗰陣，要確保擺機位已經有啱用嘅 220V 電源插座同埋上網線位。

6. 了解市場，爭取更好嘅 SLA 條款

當你份約完咗，你就有絕對嘅選擇權。唔好人哋一俾份續約報價單你就即刻簽。而家市場競爭好大，服務質素亦都提高咗好多。喺香港，一份標準嘅服務水平協議 (SLA) 應該要保證壞機嗰陣有 4 小時上門維修承諾。如果你而家間供應商成日要你等幾日先有人嚟，咁就係時候轉會喇。

透過搵獨立中介顧問幫手，你可以一次過比較各大頂級品牌嘅報價——無論你係想要 Epson 同 FujiFilm 嘅超高色彩還原度，定係想要 Kyocera 同 Brother 嘅高性價比同穩定性，都可以幫你搵到最啱嘅選擇。

唔好將租約期滿當成一件麻煩嘅行政苦差，當佢係一個可以幫公司慳返幾千蚊甚至過萬蚊嘅好機會啦。俾少少時間去評估你哋真正嘅打印需要，傾個更好嘅條款，揀一部最啱用嘅機去支援你哋未來幾年嘅業務發展。