香港公司必睇：影印機租約期滿終極 Checklist

喺香港做生意真係時間飛逝。幾年前簽落嗰份 36 個月或者 60 個月嘅影印機租約，眨吓眼就快到期。對於好多 IT 經理、Admin 同埋中小企老闆嚟講，租約期滿其實係一個黃金機會。如果你錯過咗取消合約嘅期限，分分鐘會被迫硬食自動續約 12 個月，仲要捱貴租。相反，如果你提早準備，就可以爭取到更好嘅條款、Upgrade 去最新型號，仲可以大大幫公司慳返每個月嘅開支。

為咗確保交接順利，同時避免無謂嘅罰款，我哋為你準備咗一個超詳細嘅 Step-by-step 指南，教你喺影印機合約到期前應該做啲咩。

6 個月前：Check 清楚現有合約同使用量

千祈唔好等到最後一個月先攞份合約出嚟睇。大部分租賃公司都要求喺合約結束前 30 到 90 日，提交書面嘅終止合約通知（Notice of Termination）。

睇清楚條款細則：搵出確實嘅到期日同埋要求嘅通知期。最好預先 Draft 定一封正式嘅「終止合約意向書」（Letter of Intent to Terminate）以備無患。
審視你嘅打印量：你係咪每個月畀緊 HKD 2,000 買 10,000 張彩色 Quota，但實際只係印得 2,000 張？而家興 Hybrid Work（混合辦公），好多香港 Office 嘅打印量都大幅減少。你一定要清楚自己實際用幾多，費事下份合約畀多咗冤枉錢。
檢討服務質素：你而家間供應商有無 Keep 住達到香港標準嘅 4 小時上門維修承諾（SLA）？如果成日遲到，咁就係時候揀過第二間啦。

A Hong Kong IT manager reviewing a copier lease contract on a tablet while standing next to a modern multifunction printer in a compact, well-lit office space

3 個月前：評估 Office 嘅最新需求

香港 Office 地方細就出晒名。如果公司縮減咗辦公空間，或者搬咗去 Co-working space，嗰部大牛龜 A3 座地影印機可能已經唔再實用。

趁呢個時候睇吓出面個 Market。雖然傳統大牌子好似 FujiFilm、Xerox、Canon、Ricoh 同 Konica Minolta 依然係應付高印量嘅好選擇，但你可能會發現 Kyocera、Sharp 或者 Toshiba 喺同等規格下，價錢會平一截、性價比更高。如果你搬去細啲嘅 Office，揀 Brother、HP、Epson 或者 Pantum 嘅慳位 A4 多功能打印機可能會更加合適。

香港 Office 揀機嘅關鍵考慮：

防潮控制：香港天氣潮濕，好容易搞到卡紙（Paper jam）。要 Make sure 你下一部新機有內置紙匣發熱線（Heater）或者防捲曲技術。
電源規格：確保新機直插支援香港標準嘅 220V 電壓，唔使拖住個大舊嘅變壓器（火牛）。
Scan 文件能力：而家個個都講數碼化，最好揀配備單次雙面掃描送稿器（DSDF）嘅機款，可以極速將雙面文件 Scan 晒上 Cloud。

方案	好處	壞處
續租舊機	唔使煩搬運；同事慣咗點用。	科技舊；維修保養成本可能會增加。
同供應商 Upgrade 新機	交接順利；可能有舊客優惠。	錯過其他對手更平嘅報價。
轉會去新供應商	最容易爭取到更平嘅 HKD 價錢同更好嘅 SLA 服務。	要自己夾時間安排退還舊機。

2 個月前：搞掂搬運物流

如果你要還機，首先要知道邊個負責畀搬運費。幾乎所有租約都會列明，租戶（即係你）要自己負責將部機送返去租賃公司指定嘅貨倉（通常喺葵涌、荃灣或者元朗）。

物流注意位：你公司大廈有無𨋢直達？如果你個 Office 喺觀塘或者荔枝角嘅舊式工廈，要將部成 100kg 重嘅影印機搬上搬落樓梯，物流公司係會收「樓梯費」嘅（通常每層收 HKD 300 到 HKD 800 不等）。記得將呢筆錢計埋入你嘅 Budget 度，同埋要提早同運輸公司講聲。

A delivery team carefully moving a large office copier onto a cargo lift in a typical Hong Kong industrial building

1 個月前：資料保安同最後準備

現代嘅影印機其實就等同一部電腦。機入面嘅 Hard disk 會儲存晒你喺租約期間 Scan 過、印過或者影印過嘅所有文件備份——包括 HR 紀錄、財務報表同埋客嘅合約。如果你唔洗機（Wipe data）就直接還機，絕對係嚴重嘅私隱外洩危機。

進行 DoD 級別嘅資料清除：要求你而家嘅供應商喺部機離開 Office 之前，進行安全嘅 Hard disk 數據清除，或者直接做物理破壞，記得攞返張資料銷毀證書。
清走所有雜物：攞走紙匣入面淨低嘅紙。掹走晒啲 USB 手指，仲有唔好忘記攞走你自己額外買落嘅備用碳粉盒（Toner）（分分鐘可以攞去賣二手套現）。
洗走網絡設定：喺部機嘅 Address book 度，Del 晒公司嘅 Wi-Fi 密碼、IP Address 同埋 SMTP Email Server 嘅登入資料。

行動 Checklist 懶人包

Check 清楚 Deadline：Confirm 必須遞交取消合約通知嘅準確日期。
寄書面通知：用掛號信同 Email 遞交終止合約信，記得 Keep 返收據證明。
Check 使用量：計清楚你每個月真實嘅打印量（彩色 vs 黑白）。
攞 3 份報價：幫下部機搵最少三個唔同牌子同供應商比較吓。
清洗資料：確保部機搬走前，Hard disk 嘅資料已經徹底清除。
夾好物流：將送新機同收舊機安排喺同一日，盡量減少 Office 停機無得印嘢嘅時間。

總結

處理影印機租約期滿其實唔使頭痛。只要提早半年前開始準備，你就有足夠嘅牙力去爭取更平嘅價錢、Upgrade 去更醒目嘅科技，確保新機能夠完美配合你香港 Office 嘅實際環境。無論你最後決定繼續用重型嘅 A3 機王，定係轉用幾部靈活嘅 A4 打印機，做足準備就係幫公司用盡一分一毫、減低日常運作影響嘅最關鍵一步。