功能詞彙表
買機前必睇！了解每個功能術語，先至唔會被 Sales 繞暈
速度及效能
Pages Per Minute / 每分鐘頁數
機器連續打印嘅速度。細團隊用 20-30 PPM 已經夠，部門級要 45+ PPM。
First Copy Out Time / 首頁輸出時間
撳咗「打印」之後第一張出嚟要幾耐。對於成日印少量嘅辦公室，呢個比 PPM 更重要。5 秒以內算快。
Warm-up Time / 預熱時間
由休眠或者關機到完全準備好嘅時間。新款機一般 20 秒以內。
Duty Cycle vs 建議印量
Duty cycle 係「極限最大量」，建議印量先至係「健康運作範圍」。一定要用建議印量嚟揀機，千祈唔好用 duty cycle！
打印質素
Dots Per Inch / 每英寸點數
解像度。普通文件 600 DPI 已經夠用，如果要印宣傳品、圖像就要 1200+ DPI。
Resolution Enhancement / 解像度增強
軟件層面嘅畫質優化技術，令文字同線條更清晰銳利。
紙張處理
A3 vs A4 機
A3 機通常係落地式，A4 機係桌面式。好多香港辦公室就算淨係用 A4 紙，都會揀 A3 機，因為用料更重，耐用好多。
Cassettes / 紙匣
裝紙嘅抽屜。紙匣越多就越少要添紙，仲可以放唔同紙張尺寸。
Bypass Tray / 手動送紙盤
專門用嚟入特殊紙材 — 標籤紙、厚紙、信封等。
Large Capacity Tray / 大容量紙匣
大量印刷用，一次裝 2,000–4,000 張紙，唔使成日添紙。
Duplex / 雙面打印
自動雙面打印，慳紙慳錢。2026年基本上所有商用機都有呢個功能。
Paper Weight / 紙磅
標準影印紙 80gsm。厚卡紙 200-300gsm。買機前要 check 機器支援嘅紙磅範圍。
加工裝訂
Staple / 釘裝
自動釘裝功能，可以揀角位或者邊位釘。
Hole Punch / 打孔
自動打 2 孔或 4 孔，方便放入文件夾。
Saddle Stitch / 騎馬釘
自動對摺同中間釘裝，整小冊子、宣傳單張最啱用。
Booklet Maker / 小冊子裝訂器
自動摺疊加釘裝，一步到位整出專業小冊子。
Tri-fold / Z-fold / 三摺・Z摺
用於郵件、宣傳冊、商業信函嘅自動摺紙功能。
掃描功能
RADF vs DSDF（單程掃描）
RADF 要翻頁先掃到背面（慢、磨損多）。DSDF/Single-pass 一次過掃晒正反面（快、建議大量掃描用）。
Scan Speed / 掃描速度
每分鐘掃描圖像數（ipm）。繁忙辦公室建議 80+ ipm。
掃描目的地
可以掃描去 Email、共用資料夾、USB 手指、雲端（OneDrive、SharePoint、Google Drive）。現代辦公室必備功能。
OCR / 光學字元辨識
將掃描嘅圖片轉換成可搜索、可編輯嘅文字。2026年嘅辦公室必備功能。
連接功能
Network / WiFi
Ethernet 有線網絡係標配，WiFi 就更靈活，唔使拉網線。
Mobile Print / 流動打印
AirPrint（Apple）、Mopria（Android）、各品牌自家 App，用手機直接打印。
Cloud Services / 雲端服務
直接從 Microsoft 365、Google Workspace 打印或掃描到雲端。
NFC 感應打印
手機碌一碌即刻打印，方便快捷。
安全功能
User Authentication / 用戶驗證
PIN 碼、拍卡、生物辨識登入。防止未授權使用，仲可以追蹤邊個印咗啲咩。
Data Encryption / 數據加密
保護傳輸中同儲存喺機器上嘅文件數據。
HDD Overwrite / 硬碟覆寫
每個工作完成後自動覆寫硬碟數據。律師樓、醫療診所必備功能。
成本
Click Charge / 按量收費
每頁嘅費用。黑白通常 HK$0.03-0.05，彩色 HK$0.20-0.50。一般包碳粉、維修、零件。
TCO / 總擁有成本
機器價錢 + 按量收費 + 維修保養，整個合約期嘅總成本。呢個先至係真正要比較嘅數字。
Minimum Volume / 最低印量
每月最低要俾嘅印量費用，就算你印唔到咁多都要俾。記住要壓低呢個數字。
選機指南
6 步揀到最適合你香港辦公室嘅打印機
評估你嘅印量
- 睇返你現有機器嘅計數器，搵出每月實際印量
- 將所有打印、影印、掃描嘅數量加埋
- 預留 10-20% 增長空間
| 每月印量 | 建議機種等級 | 適合場景 |
|---|---|---|
| 少於 1,000 頁 | 桌面式 A4 打印機 | 小型辦公室、SOHO |
| 1,000 – 5,000 頁 | 入門級 A3 多功能機 | 中小型辦公室 |
| 5,000 – 15,000 頁 | 中階 A3 多功能機 | 部門 / 中型辦公室 |
| 15,000 – 50,000 頁 | 高階 A3 多功能機 | 大型辦公室 / 集中打印 |
| 50,000 頁以上 | 生產型打印機 | 印刷中心 / 大批量 |
揀 A3 定 A4？
揀 A3 如果：
- 你要用 A3 紙印嘢
- 想要更耐用嘅重型機器
- 需要裝訂、打孔等加工功能
揀 A4 如果：
- 空間有限，要放桌面
- 印量少，預算有限
- 只需要基本打印功能
香港 Pro Tip：好多辦公室就算淨係用 A4 紙，都會揀 A3 機。因為 A3 機嘅機身用料更厚實，馬達更強，同一品牌同價位嘅 A3 機通常比 A4 機更耐用。
彩色定黑白？
黑白機
90% 以上都係印文字文件，唔需要彩色
彩色機
需要印簡報、宣傳品、客戶報告
混合策略
買彩色機，但預設用黑白打印，有需要先轉彩色，慳 click charge
量度你嘅空間
- 量度放機位置嘅面積，記住預留打開門板同紙匣嘅空間
- 諗清楚：部機入唔入到𨋢？過唔過到門口？搬唔搬得上樓梯？
香港特別提醒：好多舊樓嘅𨋢好窄！訂機之前一定要量度𨋢門闊度同𨋢廂尺寸，唔係到時部機入唔到就大件事。有啲大型落地機連門口都過唔到。
考慮你嘅工作流程
大量掃描？
揀有 DSDF（單程掃描）嘅機
要做小冊子？
揀有騎馬釘 finisher 嘅機
多個部門？
揀有用戶驗證同成本分攤功能嘅機
遠程 / 混合辦公？
要有雲端打印同手機打印功能
計算總成本
千祈唔好淨係比較機價！要計算整個合約期嘅總擁有成本（TCO）。
總成本公式：
（每月租金 + 每頁收費 x 每月印量）x 合約月數 = 總成本
實例比較
| 方案 A（「平機」） | 方案 B（「貴機」） | |
|---|---|---|
| 每月租金 | HK$800 | HK$1,200 |
| 黑白每頁 | HK$0.06 | HK$0.03 |
| 每月 5,000 頁 | HK$300 | HK$150 |
| 每月總計 | HK$1,100 | HK$1,350 |
| 48 個月總計 | HK$52,800 | HK$64,800 |
但如果你每月印量增加到 10,000 頁呢？方案 A 就要 HK$1,400/月，方案 B 只要 HK$1,500/月 — 差距大幅收窄。印量越大，低 click charge 越重要。
議價攻略
點樣同影印機 Sales 傾 — 香港買家實戰手冊
常見銷售伎倆 — 你要識得防
簽約前必查清單
最佳入手時機
日本品牌（Canon、Ricoh、Konica Minolta、Kyocera、Sharp、Toshiba、FujiFilm）財政年度完結，經銷商谷數壓力最大。
歐美品牌（HP、Xerox）年結。清倉促銷，折扣力度大。
部分品牌新財政年度開始，推出新型號會有推廣優惠。
Sales 有季度 target，季尾（3月、6月、9月、12月）特別願意讓價。
合約到期生存指南
喺合約到期前 120 日同 90 日各 set 一個日曆提醒
以書面形式通知經銷商同租賃公司（兩間都要通知）
攞齊買斷、退還、升級三個方案嘅書面報價
確認拆機、包裝、運輸嘅費用邊個負責
攞到書面確認：退還日當日停止收費
千祈唔好俾合約自動續約！