香港 Managed Print Services (MPS) 打印託管服務終極指南

喺香港呢個競爭激烈、節奏急促嘅商業環境，效率就係一切。不過，好多中小企同公司 office 仍然浪費緊無數時間去搞卡紙問題、臨急臨忙訂貴價碳粉，仲要應付難以預計嘅維修費。呢個時候，打印託管服務 (Managed Print Service, 簡稱 MPS) 就大派用場喇。如果你想簡化 office 嘅日常運作同埋慳錢，呢篇指南會同你詳細講解喺香港用 MPS 嘅所有必知資訊。

究竟咩係 Managed Print Service (MPS)？

同普通落舖頭買部打印機唔同，MPS 係一種全包式嘅文件設備訂閱模式。MPS 供應商會先評估你嘅打印需求，然後提供硬件（打印機同影印機），喺你啲碳粉用完之前自動送貨，仲會包埋上門維修同保養。

你唔需要再分開搵唔同嘅供應商買機、買墨同搵 IT 支援，只需要畀一個固定嘅月費，加埋「逐張計」（Click charge，即係每印一張收返個極低嘅費用）。咁樣就可以將你嘅打印開支，由浮動嘅資本開支 (CapEx) 轉化為容易做 budget 嘅營運開支 (OpEx)。

點解香港公司需要用 MPS？

香港嘅營商環境有啲獨特嘅挑戰，令到 MPS 對本地 office 嚟講特別有價值：

• 空間限制： 香港商業租金咁貴，你絕對唔想啲又大部又冇效率嘅機霸住晒啲寶貴空間。MPS 供應商可以幫你整合設備，用一部擺位靚、效率高嘅多功能影印機 (MFP)，取代晒 office 裡面幾部散修修嘅枱頭打印機。
• 極度潮濕： 香港春天嘅回南天出名濕氣重，對紙張同碳粉影響好大，好容易搞到成日卡紙同印出嚟質素變差。MPS 包埋定期保養，確保機內嘅滾軸乾淨，加熱組件運作正常。
• 節奏急促： 如果喺重要嘅 board meeting 之前部影印機突然死機，你根本冇可能等幾日先有人嚟整。香港標準嘅 MPS 合約通常都會包嚴格嘅 4 小時服務承諾 (SLA)，保證半日內有師傅上門幫你搞掂。

成本大解構：自己買機 vs. MPS 合約

計返港紙，用 MPS 實際要幾錢？我哋攞一部中階 A3 彩色多功能影印機做例子，比較吓一筆過買斷同埋簽一份標準 36 至 60 個月嘅 MPS 租賃合約有咩分別。

香港 MPS 最常用嘅打印機及影印機品牌推介

一間好嘅 MPS 供應商應該係中立嘅，會根據你嘅實際 workflow 推薦最合適嘅機款。以下係香港 office 最常用嘅幾大品牌：

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  大企及高印量： FujiFilm、Xerox、Canon、Ricoh 同埋 Konica Minolta 呢啲大牌子基本上主導咗大公司市場。佢哋嘅機款保安功能強大，A3 打印速度極快，而且印 marketing 宣傳品嘅色彩準確度非常高。
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  中型及高性價比： 對於想搵襟用、性價比高兼且 Click charge 平啲嘅中小企嚟講，Kyocera、Sharp 同埋 Toshiba 絕對係好選擇。特別係 Kyocera，佢哋嘅長壽命陶瓷感光鼓技術非常出名。
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  細機及枱頭方案： 如果係納米 office、reception 枱或者特定部門用，Brother、HP、Epson 同埋 Pantum 就提供咗好出色嘅 A4 多功能打印機，功能齊全之餘又唔會霸佔地下空間。

香港公司簽 MPS 合約前嘅終極 Checklist

喺簽署一份 3 到 5 年嘅 MPS 合約之前，記住一定要根據以下呢啲香港特有嘅因素，去評估吓間供應商得唔得：

總結

轉用 Managed Print Service (MPS) 絕對係香港公司其中一個最明智嘅營運升級。將維修打印機、keep 碳粉存貨同埋 IT 疑難排解嘅煩惱交晒畀專業供應商，你嘅團隊就可以專心做最重要嘅事：發展核心業務。無論你係中環律師樓需要一部重型嘅 FujiFilm，定係荔枝角 creative agency 想搵一部慳位嘅 Brother，一份好嘅 MPS 合約都可以確保你用最抵嘅價錢，揀到最啱嘅設備。